Informativa sulla privacy

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è SCUOLA DELL’INFANZIA LA FAVOLA SOCIETA’ COOPERATIVA (di seguito anche «la Scuola»), P.IVA e codice fiscale 03394870616, iscritta al Registro delle Imprese al n. REA CE 240763, con sede legale in Via Silvio Pellico 7, 81030 Cesa (CE), Italia. La Scuola è l’ente che eroga il servizio educativo, anche presso le proprie sedi operative, e che pubblica l’applicazione Kidville. Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati è possibile scrivere a info@kidville.it.

Tipologie di dati trattati

Nell’ambito del servizio possono essere trattate le seguenti categorie di dati, inclusi dati riferiti a minori:

• dati anagrafici del minore e dei genitori/tutori (nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, recapiti telefonici ed email, codice fiscale, estremi di un documento d’identità);
• dati sulla frequenza: presenze, assenze, entrate e uscite, giustifiche;
• dati didattici: diario delle attività educative, note educative e, per la scuola primaria, le valutazioni;
• comunicazioni scuola-famiglia e messaggi con le insegnanti;
• eventuali dati relativi alla salute — allergie e intolleranze alimentari, certificati medici, indicazioni per la somministrazione dei pasti, informazioni su bisogni educativi speciali — quando necessari per la cura, la sicurezza e l’inclusione del minore;
• fotografie e video del minore, solo se espressamente autorizzati dai genitori e solo sul canale autorizzato (galleria riservata, sito web pubblico, canali social: vedi «Base giuridica»);
• dati amministrativi e contabili: rette dovute, pagamenti registrati, metodo di pagamento e riferimento dell’operazione, ticket mensa;
• dati tecnici: identificativi dell’account e del dispositivo (compreso il token per le notifiche push), log di accesso e di utilizzo del servizio, dati diagnostici sul funzionamento dell’applicazione.

Finalità del trattamento

• gestione del servizio educativo e organizzazione delle attività;
• comunicazioni tra scuola e famiglia, incluse le notifiche sul dispositivo;
• tutela della salute e della sicurezza del minore durante la permanenza a scuola;
• adempimenti amministrativi, contabili e fiscali connessi al rapporto;
• sicurezza del servizio, prevenzione degli abusi, diagnosi dei malfunzionamenti e assistenza agli utenti.

I dati non sono utilizzati per pubblicità, marketing, profilazione o analisi del comportamento. L’applicazione non contiene inserzioni pubblicitarie né strumenti di analisi comportamentale di terze parti.

Base giuridica

• per le attività educative e didattiche istituzionali — gestione delle presenze, del diario, delle valutazioni, delle comunicazioni scuola-famiglia — il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico (art. 6, par. 1, lett. e GDPR): la Scuola, in quanto scuola paritaria, svolge un servizio pubblico ai sensi della legge 62/2000 e tratta i dati secondo la normativa scolastica di settore;
• per la gestione del rapporto di iscrizione e i relativi aspetti organizzativi e amministrativi, l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR);
• per gli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali, l’obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR);
• per i dati relativi alla salute necessari alla sicurezza e all’inclusione del minore — allergie e intolleranze ai fini della refezione, certificati medici, bisogni educativi speciali — il trattamento si fonda su motivi di interesse pubblico rilevante nel settore dell’istruzione (art. 9, par. 2, lett. g GDPR e art. 2-sexies, comma 2, lett. bb del Codice privacy), secondo quanto previsto dalla normativa scolastica e sanitaria di settore: per questi trattamenti non viene richiesto il consenso, perché sono doverosi per la tutela del minore. Nelle situazioni di emergenza il trattamento può fondarsi sulla tutela di un interesse vitale del minore (art. 9, par. 2, lett. c GDPR);
• per la pubblicazione di fotografie e video del minore, il consenso dei genitori o degli esercenti la responsabilità genitoriale (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), distinto per ciascun canale e revocabile in qualsiasi momento. I canali sono tre, e il consenso dato per uno non vale per gli altri:
  • la galleria riservata dell’applicazione, visibile alle sole famiglie della sezione del minore, dopo aver effettuato l’accesso;
  • il sito web della Scuola (sezione «News»): è un canale pubblico, consultabile da chiunque, senza alcun accesso, e i contenuti pubblicati possono essere indicizzati dai motori di ricerca;
  • i canali social della Scuola: la pubblicazione avviene su piattaforme di terzi, fuori dai sistemi della Scuola, e ai loro contenuti si applicano anche le condizioni di quelle piattaforme.
  Senza il consenso relativo a un canale, su quel canale non viene pubblicata alcuna immagine del minore; il rifiuto di un canale non pregiudica gli altri.
• per i log tecnici e le attività di sicurezza e diagnosi, il legittimo interesse del Titolare a garantire la sicurezza della rete e dell’informazione (art. 6, par. 1, lett. f e considerando 49 GDPR); l’interessato può richiedere al Titolare le informazioni sul relativo bilanciamento.

Natura del conferimento

Il conferimento dei dati anagrafici, di quelli sulla frequenza e di quelli amministrativi è necessario: senza di essi la Scuola non può iscrivere il minore né erogare il servizio, e l’accesso all’applicazione non può essere attivato.

È parimenti necessaria la comunicazione delle informazioni sulla salute indispensabili alla sicurezza del minore — in particolare allergie e intolleranze alimentari: la loro mancata comunicazione impedisce alla Scuola di predisporre in sicurezza il servizio di refezione.

È invece facoltativo il conferimento delle fotografie e dei video: il rifiuto o la revoca del consenso non pregiudicano in alcun modo l’iscrizione e la fruizione del servizio, ma impediscono la pubblicazione delle immagini del minore sul canale rifiutato. I consensi sono tre e separati — galleria riservata, sito web pubblico, canali social — e si possono accogliere o rifiutare uno per uno.

Nel modulo «Lavora con noi» sono necessari i dati anagrafici, il recapito e il curriculum: servono a esaminare la candidatura, cioè a dare seguito alla richiesta di chi si candida. Senza il curriculum allegato il modulo non si invia. Il consenso a conservarla per opportunità future è facoltativo: il rifiuto non incide sulla valutazione, e comporta soltanto la cancellazione della candidatura dopo dodici mesi anziché ventiquattro.

Destinatari dei dati

I dati sono accessibili al solo personale autorizzato e istruito per iscritto, nei limiti delle mansioni di ciascuno. Per far funzionare il servizio la Scuola si avvale di fornitori tecnici che agiscono come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, vincolati da accordi che impongono loro obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli previsti dalla presente informativa e dalla normativa applicabile:

• Supabase — banca dati, autenticazione degli account e archiviazione dei file. I dati sono ospitati su infrastruttura situata in Irlanda;
• Vercel — pubblicazione ed esecuzione dell’applicazione web;
• Google LLC (servizio Firebase Cloud Messaging) — recapito delle notifiche push sui dispositivi Android;
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — invio dei messaggi di posta elettronica di servizio (credenziali, avvisi, comunicazioni);
• Aruba S.p.A. — trasmissione dei documenti fiscali al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, quando dovuta. Trattamento svolto in Italia.

Sui dispositivi iOS il recapito delle notifiche push avviene tramite il servizio APNs di Apple, che opera quale autonomo titolare del trattamento per la consegna delle notifiche, secondo la propria informativa privacy.

I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità e agli enti pubblici cui la Scuola è tenuta a trasmetterli per obbligo di legge. I dati non sono ceduti o venduti a terzi per finalità commerciali, e non sono condivisi con intermediari pubblicitari o data broker.

Luogo del trattamento e trasferimenti verso Paesi terzi

La banca dati del servizio è ospitata all’interno dello Spazio Economico Europeo, su infrastruttura situata in Irlanda.

Alcune funzioni del servizio comportano tuttavia un trasferimento di dati personali verso Paesi terzi, con le seguenti garanzie previste dal Capo V del GDPR:

• Google LLC (notifiche push Android), Vercel Inc. (esecuzione dell’applicazione) e Resend (email di servizio) sono società statunitensi certificate al Quadro UE-USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework), oggetto della decisione di adeguatezza della Commissione europea; i rispettivi accordi prevedono inoltre, in via ulteriore, le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione;
• Supabase: i dati risiedono in Irlanda; eventuali accessi tecnici di supporto da parte di società del gruppo stabilite in Paesi terzi (Stati Uniti, Singapore) avvengono sulla base delle clausole contrattuali tipo;
• Apple (notifiche push iOS): gli eventuali trasferimenti extra-SEE sono regolati dalle clausole contrattuali tipo adottate dal gruppo Apple.

Copia delle garanzie adottate può essere richiesta scrivendo a info@kidville.it.

Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, secondo i criteri seguenti:

• dati anagrafici, didattici e sulla frequenza: per tutta la durata dell’iscrizione e, successivamente, per il tempo imposto dagli obblighi di conservazione documentale previsti per le istituzioni scolastiche, anche paritarie, dal piano di conservazione degli archivi scolastici (alcuni documenti — in particolare il fascicolo personale dell’alunno e le valutazioni — sono soggetti a conservazione illimitata per obbligo archivistico);
• domande di pre-iscrizione non accolte (in attesa di valutazione o respinte): ventiquattro mesi dalla data di invio della domanda, dopodiché la domanda e i documenti allegati — compreso il documento d’identità — sono cancellati automaticamente. Se la domanda viene accolta, i dati confluiscono nella posizione dell’alunno iscritto e seguono i tempi indicati al punto precedente;
• registro delle consultazioni di vigilanza sulle comunicazioni scuola-famiglia: le comunicazioni fra i genitori e il personale docente possono essere consultate dalla segreteria e dalla direzione per finalità di tutela dei minori e di corretto svolgimento del servizio; di ogni consultazione resta traccia in un registro interno (chi ha consultato, quale conversazione e quando), conservato come documentazione dei controlli svolti. L’indirizzo IP, il browser e l’eventuale termine di ricerca associati alla consultazione sono cancellati automaticamente dodici mesi dopo la consultazione stessa;
• candidature spontanee di personale (modulo «Lavora con noi»): dodici mesi dalla ricezione, o dalla decisione se la candidatura non è accolta. Con il consenso della persona alla conservazione per opportunità future: ventiquattro mesi. Il curriculum allegato viene cancellato insieme alla candidatura. Al momento dell’invio, però, una copia della candidatura con il curriculum allegato viene recapitata alla casella di posta di ciascuna sede scelta, perché è la sede a doverla valutare, e ogni copia indica tutte le sedi a cui la persona si è proposta, così due plessi non istruiscono la stessa pratica senza saperlo: quella copia resta nella casella e non è cancellata dalla cancellazione automatica, che riguarda i dati archiviati nell'applicazione e il file nel suo archivio. Per farla rimuovere si scrive alla segreteria della sede, o all'indirizzo indicato in fondo a questa pagina;
• curriculum caricato e mai inviato (il modulo è stato abbandonato prima della conferma finale): quarantotto ore. Non essendo collegato a nessuna candidatura non ha una valutazione da cui far decorrere un termine, e viene rimosso dall’archivio dalla pulizia notturna, entro due passaggi;
• dati anagrafici del personale della Scuola (fascicolo di dipendenti e collaboratori): dieci anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, in ragione degli obblighi documentali, contributivi e fiscali che gravano sul datore;
• copia del documento d’identità del personale: dodici mesi dalla cessazione del rapporto. È il termine più breve di questa sezione perché la copia serve soltanto a identificare la persona per gli adempimenti obbligatori, e cessato il rapporto quella finalità è esaurita;
• richieste di anagrafica del personale non approvate (in attesa di valutazione o respinte): novanta giorni dalla ricezione, o dalla decisione se la richiesta è stata respinta, dopodiché la richiesta e la copia del documento allegata sono cancellate. Se la richiesta viene approvata, i dati confluiscono nel fascicolo del personale e seguono i termini indicati ai due punti precedenti: la richiesta stessa, che resta agli atti come prova di come quei dati sono stati raccolti, è cancellata insieme al fascicolo, cioè a dieci anni dalla cessazione del rapporto;
• documenti contabili e fiscali: dieci anni, come previsto dall’art. 2220 del Codice civile e dalla normativa tributaria;
• dati relativi alla salute: per il tempo necessario alla finalità che ne ha giustificato la raccolta e comunque non oltre la durata dell’iscrizione, salvi i documenti che confluiscono nel fascicolo dell’alunno soggetti agli obblighi archivistici di cui sopra;
• motivo dell’assenza comunicato o scritto dalla famiglia, e note dell’appello del personale docente: dodici mesi dal giorno dell’assenza e comunque non oltre la fine dell’iscrizione, dopodiché il testo è cancellato automaticamente. Resta la registrazione della presenza o dell’assenza, che è un dato sulla frequenza e segue i tempi indicati al primo punto;
• fotografie e video: fino alla revoca del consenso e comunque non oltre la durata dell’iscrizione;
• fotografia o video eliminati dal personale: la foto sparisce subito dalla galleria delle famiglie, e resta recuperabile dalla segreteria per trenta giorni — il tempo di rimediare a un’eliminazione sbagliata. Scaduti quelli viene distrutta in modo definitivo, sia la registrazione sia il file, e non è più recuperabile da nessuno;
• log tecnici di accesso e di utilizzo: 30 giorni, dopodiché sono cancellati automaticamente;
• copia locale dei dati sul dispositivo (funzionamento senza connessione): sette giorni, e comunque fino all’uscita dall’account.

Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati oppure resi anonimi in modo irreversibile.

Personale della Scuola (dipendenti e collaboratori)

Questa sezione riguarda le persone che lavorano per la Scuola — insegnanti, educatrici, personale ausiliario e amministrativo, collaboratori — e non i minori né le loro famiglie. I dati sono raccolti dalla Segreteria o tramite il modulo di anagrafica del personale, e diventano parte del fascicolo solo dopo che la Segreteria o la Direzione hanno verificato e approvato la richiesta.

Le categorie di dati trattate sono:

• dati anagrafici e identificativi: nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, codice fiscale;
• residenza, domicilio e recapiti (indirizzo email e numero di telefono);
• estremi e copia del documento d’identità, con la relativa data di scadenza;
• titolo di studio e fasce d’età su cui si presta servizio, necessari a configurare le funzioni dell’applicazione;
• nominativo e recapito di una persona da avvisare in caso di urgenza, se l’interessata sceglie di indicarli: il conferimento è facoltativo, perché sono dati di un terzo.

La Scuola non chiede, con questi moduli, dati relativi alla salute o all’idoneità sanitaria, dati giudiziari, il permesso di soggiorno, lo stato civile o i carichi di famiglia, la firma autografa e le coordinate bancarie.

Le basi giuridiche sono due, e nessuna delle due è il consenso:

• l’esecuzione del contratto di lavoro di cui l’interessata è parte (art. 6, par. 1, lett. b GDPR);
• l’adempimento di obblighi legali a cui la Scuola è soggetta in quanto datore di lavoro (art. 6, par. 1, lett. c GDPR): la comunicazione obbligatoria di instaurazione, trasformazione e cessazione del rapporto (UNILAV), la tenuta del libro unico del lavoro, le denunce contributive e assicurative a INPS e INAIL e gli adempimenti della Scuola quale sostituto d’imposta.

La copia del documento d’identità è chiesta per l’identificazione certa della persona ai fini di quegli adempimenti: è conservata separatamente dal resto del fascicolo e ha il termine di conservazione più breve fra i dati di questa sezione (vedi «Conservazione dei dati»). Il conferimento dei dati anagrafici e della copia del documento è necessario: senza, la Scuola non può eseguire gli adempimenti obbligatori sopra indicati.

Oltre al personale interno autorizzato, i dati di questa sezione possono essere comunicati a:

• il consulente del lavoro incaricato dalla Scuola, che tratta i dati quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di un atto di nomina;
• INPS, INAIL e Agenzia delle Entrate, nonché gli altri enti pubblici competenti, quali autonomi titolari e per obbligo di legge.

L’interessata può in qualsiasi momento esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR — accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità — e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con le modalità indicate nella sezione «Diritti dell’interessato». Al momento della raccolta le viene inoltre chiesto di impegnarsi a comunicare tempestivamente alla Segreteria ogni variazione dei propri dati, compreso il rinnovo del documento d’identità.

Misure di sicurezza

La Scuola adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati (art. 32 GDPR). In particolare: le comunicazioni tra l’applicazione e i server sono cifrate in transito; l’accesso richiede credenziali personali ed è limitato per ruolo e per sede, così che ciascuno veda soltanto i dati di propria competenza; l’accesso alla banca dati è regolato da politiche di sicurezza applicate a livello di singola riga; gli accessi e le operazioni sono registrati per finalità di sicurezza; i dati personali sono oscurati automaticamente nei registri tecnici prima che la riga sia scritta: nomi, recapiti e codici fiscali vengono sostituiti da un codice non reversibile, e i testi liberi — comprese le informazioni sulla salute — vengono rimossi. Nei registri tecnici restano leggibili soltanto identificativi tecnici, date e conteggi.

Dati conservati sul dispositivo

Per far funzionare l’app anche senza connessione, una copia di alcune informazioni già visualizzate — comunicazioni, diario e menu della mensa — viene salvata sul dispositivo, nella memoria riservata all’app. Non viene inviata a nessuno: serve solo a mostrare l’ultimo aggiornamento disponibile quando la rete manca, e in quel caso l’app segnala che i dati non sono aggiornati.

• la copia viene cancellata quando si esce dall’account e, comunque, dopo sette giorni;
• sui dispositivi Android questi dati sono esclusi dai backup automatici del sistema;
• disinstallando l’app la copia viene rimossa insieme ad essa.

Le richieste di cancellazione dei dati riguardano gli archivi del Titolare: la copia presente su un dispositivo personale si rimuove uscendo dall’account o disinstallando l’app.

Sblocco con impronta o volto

Nell’app è possibile attivare, a scelta, lo sblocco con impronta digitale o riconoscimento del volto. È una protezione in più nel caso in cui il telefono finisca in altre mani, e non sostituisce l’accesso con email e password.

L’impronta e i dati biometrici non lasciano mai il dispositivo e non sono accessibili all’app: il confronto lo esegue il sistema operativo del telefono, che comunica soltanto l’esito. L’impostazione si può disattivare in qualsiasi momento da «Profilo e deleghe», e viene comunque azzerata quando si esce dall’account.

Cookie

Le pagine web del servizio utilizzano esclusivamente cookie tecnici, strettamente necessari all’autenticazione e al funzionamento dell’applicazione. Non sono utilizzati cookie di profilazione né strumenti di tracciamento di terze parti; per questa ragione, in conformità alle Linee guida del Garante del 10 giugno 2021, non è richiesto alcun banner di consenso.

Responsabilità genitoriale e genitori separati

I diritti del minore sono esercitati dagli esercenti la responsabilità genitoriale. Salvo diversa statuizione dell’autorità giudiziaria, la responsabilità genitoriale è esercitata da entrambi i genitori, anche se separati o divorziati: ciascuno di essi ha diritto di ricevere le comunicazioni scolastiche e di accedere con credenziali personali ai dati del proprio figlio. I consensi previsti dalla presente informativa (ad esempio per le fotografie) sono prestati dagli esercenti la responsabilità genitoriale; in caso di disaccordo tra i genitori su questioni di particolare importanza si applicano le norme del Codice civile (artt. 316, 337-ter e 337-quater c.c.). Eventuali provvedimenti che limitano o escludono la responsabilità genitoriale devono essere comunicati alla Scuola, che vi si conforma.

Decisioni automatizzate

Il servizio non adotta processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sugli interessati (art. 22 GDPR). Le valutazioni educative e le decisioni amministrative sono sempre assunte da persone.

Diritti dell’interessato

In qualsiasi momento è possibile esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR:

• accesso ai propri dati e a quelli del minore su cui si esercita la responsabilità genitoriale;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati;
• limitazione e opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati;
• revoca del consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. La revoca è semplice quanto la concessione: può essere comunicata dall’app (sezione «Profilo e deleghe»), per email a info@kidville.it o alla Segreteria;
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it — Piazza Venezia 11, 00187 Roma).

Le richieste si inviano a info@kidville.it e ricevono riscontro entro un mese dal ricevimento, ai sensi dell’art. 12 GDPR.

Cancellazione dell’account e dei dati

La cancellazione dell’account può essere richiesta in due modi:

• dall’interno dell’app, nella sezione «Profilo e deleghe»;
• dalla pagina pubblica di cancellazione, utilizzabile anche senza accedere all’app e anche dopo averla disinstallata.

La richiesta viene registrata ed evasa dalla Direzione. Vengono cancellati o resi anonimi i dati dell’account e i contenuti a esso collegati. Restano conservati, per il tempo imposto dalla legge, i soli documenti che la Scuola è obbligata a custodire — in particolare quelli contabili e fiscali, per i dieci anni previsti dall’art. 2220 del Codice civile, e i documenti scolastici soggetti agli obblighi di conservazione archivistica.

Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. Ogni versione è identificata dalla data riportata in calce; le modifiche sostanziali sono comunicate agli utenti tramite l’applicazione. Le versioni precedenti possono essere richieste al Titolare.

Contatti

Per ogni informazione relativa alla presente informativa e al trattamento dei dati è possibile contattare il Titolare all’indirizzo info@kidville.it oppure rivolgersi alla Segreteria.